気をつけるべきポイントは?シェアオフィスを選ぶ時にチェックする項目などを解説

シェアオフィスはオフィス機能を備えた空間を、初期投資を抑制しながらニーズにあった期間を利用することができる賃貸サービスです。
敷金や権利金などの初期投資や退去時の原状回復義務などの負担がすくなく、時宜に応じて利用を開始することができるのがメリットです。
どこもシェアオフィスは同じように見えるかもしれませんが、実際に利用開始後に後悔することがないようにチェックするべき事項があります。
特に各種の共用施設の有無は、利便性を大きく左右するので注意してください。

シェアオフィスは登記手続きができる?

シェアオフィスは複数の企業が作業を行うために利用することができる場所ですが、サービスを提供する側が許可すればその場所で登記手続きを行うことができます。
そのため個人事業主や自宅などで業務を行っている事業主の場合、自宅を所在地にしたくない場合にシェアオフィスを所在地にすることで、様々な問題を解決することができる場合も少なくありません。
一般的に自宅と会社の所在地が同じ場合には、様々な問題を生じることも多いものです。
会社の所在地には多くの人が訪れる可能性があり、プライバシー保護の観点からは決して良いものとは言えません。
シェアオフィスを利用して登記することでこれらのトラブルを未然に防ぐことができるほか、来訪者に対しても良いイメージを与えることができる場合も多くあります。
ただしシェアオフィスのサービス提供者によっては、そのための利用を許可していないケースも多いので、これを行う際には事前に確認が必要です。

シェアオフィスは駅から近いロケーションを選ぶ

せっかくシェアオフィスを用意しても、アクセスしにくい場所に立地しているなら生産性を低下させてしまいかねません。
通勤だけで疲れ果ててしまい、業務の質が低下してしまうのであれば本末転倒です。
そこでおすすめなのが、シェアオフィスを利用する際には駅から近いロケーションを選ぶことです。
駅から直結、あるいは徒歩数分というアクセスしやすい場所であれば移動の負担も最小限になり、そのリソースを業務に集中させることができます。
また、商談のために相手方との待ち合わせ場所や事務所まで訪問したり、セールスのためにアポイントメントを取った顧客を訪問する際にも、駅から近い場合にはすぐに移動ができるのも便利です。
昨今のビジネスではスピード感が重要で、シェアオフィスから駅までが近いと言うロケーションが大きなアドバンテージを生み出します。
就業後にすぐに帰ることができるのも、ワークライフバランスの確立に役立ちます。
あらゆる面でメリットがあることから、駅からのアクセス性が高いシェアオフィスを利用する企業や個人が増えています。

シェアオフィスに会議室があると便利

こじんまりとした会社をおこす場合に、シェアオフィスは重宝する存在です。
初期費用として賃貸事務所へ払う比率は高く、そこを抑えられるのは非常に大きい要素と言えるでしょう。
シェアしているオフィスなので自由気ままに使えるという訳には行きませんが、そのかわり共用部分は管理会社が面倒を見てくれるという利点もあります。
具体的にはトイレ掃除であったり、給湯設備や電気関係の修理などはやらなくて済むのでこれはありがたいのではないでしょうか。
メインとしてはあまり付属しているところが多いとは言えないのが会議室ですが、あるところにはあります。
もちろんシェアオフィスなので他の所属している会社も利用しますが、あるのとないのとは大違いで、何か急な打ち合わせが入った時にはありがたい存在になります。
こういった形態自体が珍しいので、珍し物見たさで来たがる人もいるぐらい、新しい存在なのです。
共有部分なので会議室も掃除しなくていいのも、嬉しい点かもしれません。

シェアオフィスで必要な設備とは?

近年、シェアオフィスが増え多くのフリーランスやスタートアップ企業が利用しています。
しかし、シェアオフィスで働くためには必要な設備があります。
まず、デスクやイスが必要です。
また、プリンターやコピー機、スキャナーなどのオフィス機器も揃えられていることが望ましいでしょう。
さらに、高速のインターネット接続も必要不可欠です。
これらは、利用者がスムーズに業務を行えるようにするために重要になります。
また、共有スペースや会議室などが利用できることがあります。
共有スペースには、リラックスできるスペースや飲食スペースがある場所も存在します。
会議室はビジネスミーティングやプレゼンテーションに利用されることが多く、プロジェクターやスクリーン、音響機器なども備えられていることがあります。
その他にも、セキュリティーシステムや監視カメラが設置されていることが多いです。
さらに、清掃やメンテナンスなどの管理体制も整っていることが多いため、利用者は快適に仕事ができます。
しかし、場所によって提供されるものは異なるため事前に確認することが大切です。
自社で必要な備品が揃っているか、利用したい共有スペースや会議室があるか、利用料金や利用時間なども事前に確認しましょう。
以上が、シェアオフィスで必要な設備についての概要です。
シェアオフィスを利用することで、コストを抑えながら快適なワークスペースを確保することができます。

シェアオフィスの契約者の男女比

シェアオフィスの男女比は地域や業界によって異なる傾向があります。
一般的には男性が多いと言われています。
しかし近年は女性のビジネスパーソンが増加しており、女性専用のシェアオフィスも登場しています。
これにより徐々に均衡していく可能性もあります。
利用する業界により比は異なります。
ITやコンサルティングなど男性が多い業界では男性が多い傾向にあるでしょう。
クリエイティブ業界やファッション業界など女性が多い業界では、女性の契約者が多い傾向にあります。
加えて形態によっても比は異なります。
共有スペースのみ利用するコワーキングスペースでは、男女比が均衡している傾向がありますが、個室のあるプライベートオフィスや会議室やイベントスペースの利用も含まれるフルサービス型のシェアオフィスでは男性の契約者が多い傾向にあります。
契約者の比は常に変化しているため、一概にどちらが多いと断言することはできません。
シェアオフィスを利用するビジネスマンは多様な業種・性別・年齢層が存在するため、契約者の比も様々な要因で影響を受けることが考えられます。

シェアオフィスは会社の看板を掲げる事はできる?

シェアオフィスを利用する企業が自社の看板を掲げることができるかどうかは、オフィスの契約条件や場所によって異なります。
通常シェアオフィスプロバイダーは、テナント企業が自社のブランドや屋号をかかげることを認めている場合がありますが、その場合でもいくつかの制限が課せられる場合があるのです。
例えばオフィスの共有エリアには、テナント企業の名前をかかげることができない場合があります。
建物の所有者や管理会社が名前を許可しない場合もあります。
そのためテナント企業はシェアされたオフィスプロバイダーや建物の所有者との契約条件を確認する必要があるのです。
さらに、オフィスを利用する企業はオフィスのブランドイメージに合わせた看板をあげることが求められる場合があります。
これによりオフィス内での統一感が生まれ、ビジネス上の信頼性が向上することが期待されます。
一方、自社の名前を掲げることができない場合でもテナント企業は、ビジネスカードやパンフレット・ウェブサイトなどを活用して自社のブランドをアピールすることがでるのです。

シェアオフィスの初期費用はどれくらい?

シェアオフィスは、個人や小規模企業などが利用することができる、共有型のオフィススペースです。
シェアオフィスの初期費用は、様々な要因によって異なりますが、以下のような費用がかかる場合があります。
まず、入会費や保証金が必要な場合があるのです。
これは、施設を利用するために最初に支払う費用で、施設によっては数万円から数十万円程度の金額が必要となることがあります。
また、初期の契約費用もかかることがあります。
契約期間や広さによって異なりますが、数ヶ月分の家賃相当の金額が必要になることがあるのです。
さらに、オフィス家具や設備の購入費用もかかる場合があります。
シェアオフィスは、基本的には家具や設備が備わっている場合が多いですが、必要に応じて自分で用意する必要がある場合もあるのです。
その他、初期の費用として考えられるものには、Wi-Fiや電気などの光熱費、電話代や郵便物受け取り代などがあります。
しかし、シェアオフィスを利用する場合は、従来のオフィススペースに比べて初期の費用を抑えることができます。
自分でオフィススペースを借りる場合に比べて家賃や光熱費、家具や設備の購入費用を抑えることができるため、初期費用の負担を軽減することができるのです。

シェアオフィスを借りるのに保証人は必要?

シェアオフィスを借りる場合、不動産業者やオフィス運営会社によって異なりますが、一般的には保証する人が必要とされることがあります。
契約者が支払いを滞納した場合や契約違反をした場合に、その代わりに支払いを行う人のことを指します。
契約者が借り入れた物件の賃料や諸費用を支払えなくなった場合には、代わりに支払いを行うことで契約違反が発生しないようにするのです。
必要性は、借り手の信用度合いによって変わってきます。
収入が安定しており信用度が高い人であれば、保証するものなしで契約が成立する場合もあります。
しかし収入が不安定な場合や信用度が低い場合は、保証する人が必要となることがあるのです。
シェアオフィスは、個人で利用する場合と法人で利用する場合があります。
法人で利用する場合には、保証人が必要なくても、代表者や担当者が契約書に署名することで契約が成立することがあります。
したがって、シェアオフィスを借りる際には契約内容をしっかり確認し必要に応じて保証人を用意することが重要です。
保証する人を用意できない場合は、他のオフィス物件を探すことも検討してください。

シェアオフィスの契約に必要な書類

シェアオフィスを利用するためにはまず契約をしなければいけません。
必要書類はシェアオフィスごとに異なりますが、基本的なものとしてはまず申込書などが挙げられるでしょう。
さらに法人の場合は法人登記簿謄本や印鑑証明書などが求められます。
身分証明書や業務内容がわかる書類も必要です。
個人の場合は法人とは異なり、住民票を提出することになります。
業務内容がわかる書類が必要になるもの同様で、こちらは法人も個人も事業計画書や会社案内などが使用できます。
これらの用意が難しい際には業務内容が掲載されているWebサイトのコピーで代用できないか、シェアオフィスに確認することをお勧めします。
身分証明書に利用できるには運転免許証やパスポートなど、顔写真が確認できるものが中心です。
シェアオフィスによっては顔写真がない保険証などは対象外とされることもあるため、事前に書類をチェックしておくことが大切です。
これらに加えて口座振替依頼書などを提出することもあります。

シェアオフィスの最低契約期間は?

シェアオフィスは複数の企業や個人が共同で利用するオフィススペースのことです。
利用にあたっては利用期間について考える必要があります。
以下ではシェアオフィスの利用期間について解説します。
シェアオフィスの利用は、契約内容によって異なります。
一般的には以下のように設定されています。
長期契約は1年以上の契約することが一般的です。
長期契約をすることで、月額利用料が安くなる場合があります。
また、長期契約をすることで自社のオフィススペースを持つよりもコスト削減ができるため、中小企業やベンチャー企業などで人気があります。
中期契約は、3か月から1年程度の契約することが一般的です。
中期契約をすることで長期契約に比べて柔軟な利用ができるため、利用者のニーズに合わせた契約が可能です。
短期契約は1か月から3か月程度の契約することが一般的です。
短期契約をすることで、急な業務拡大やプロジェクトの実施などに柔軟に対応できるため、フリーランスや起業家などで人気があります。
また、シェアオフィスでは、利用中にプランの変更や利用の一時停止、解約ができる場合があります。
利用者は自身のニーズに合わせて適切な契約やオプションを選択し、利用するようにしましょう。

シェアオフィスを解約する時はどうすればいい?

シェアオフィスを解約する際にはいくつかの手順を踏む必要があります。
まずは契約書を確認することから始めます。
契約期間や解約に関する条件が明記されているはずです。
それらを確認して時期や手数料がどれぐらいなのかを理解しておきましょう。
次に管理事務所やオーナーに連絡します。
電話やメールで旨を伝え手続きをチェックします。
手続きには書類の提出や退去時の立会いなどが含まれる場合があります。
退去時にはオフィス内の設備や備品を確認して、元の状態に戻さなければなりません。
壁や床についた傷や汚れなども修正する必要があります。
郵便物や荷物の転送先についても連絡しておきましょう。
最後に契約終了後の請求書や返金についても確認する必要があります。
必要に応じて料金の支払いや返金手続きを行うように進めていきます。
以上がシェアオフィスを退去する際に踏むべき手順です。
契約書をよく確認し管理事務所やオーナーとのやり取りを丁寧に行い、スムーズな手続きを行います。

シェアオフィスで利用できるサービスとは?

これから起業するにあたり、賃貸で事務所を借りるより安く済むシェアオフィスを検討している人も多いのではないでしょうか。
シェアオフィスには契約が簡単なことや安いといった特徴がありますが、そのサービスにも注目が集まっています。
会社としての住所は発生するため起業出来るのは確かですが、実際にそこで業務を遂行するとなるとどこまで自分でやる必要があるか気になるところです。
基本的に施錠や消灯はシェアオフィスの管理会社の担当がいるので任せられるのと、重要な要素として清掃も任せてしまえます。
電球が切れたり無線LANがおかしいといった、自社であれば自己責任である部分もやってもらえるのは、借り物な事の利点を大きく意識出来るのではないでしょうか。
場所によっては給湯スペースの維持管理もやってくれるので、普通の会社であれば担当を決めてコーヒーを淹れると行った作業からも解放されるので、まさに少人数で起業するのにもってこいの場所と言えます。

シェアオフィスで電話代行はしてもらえる?

オフィスを構えると家賃がかかってしまいますが、消費者など利用者にとってはオフィスを構えていることで信頼感を感じることができます。
そこで家賃を抑えながらも信頼感を持ってもらう方法として、シェアオフィスを利用する人が増えています。
オフィスを賃貸するよりも費用を安く抑えることができ、実際の業務は自宅などで行うことで効率よく仕事を進めることが可能です。
シェアオフィスの中には、電話代行サービスを行っているところもあり、それを利用することで業務をさらに円滑にすることができるでしょう。
電話代行サービスは別途料金がかかりますが、事務職を雇わなくて済むので人件費のことを考えると料金を支払っても経費を抑えることになります。
電話がかかってくると仕事を一旦中断しなければなりませんが、代行があることで事業に支障をきたしません。
シェアオフィスはより業務に集中ができる環境が整っているので、これからのビジネスにぴったりだと言えるでしょう。

シェアオフィスは24時間利用できる?

シェアオフィスの24時間利用可能性は場所によって異なります。
一般的には、24時間利用可能なオフィスがある一方で、一定の時間枠内に制限されているシェアオフィスもあります。
24時間利用可能なオフィスはフルタイムで働く人々や、夜間に仕事をする人々にとって便利です。
24時間オープンしているため、セキュリティに配慮する必要があります。
例えば、セキュリティカードやパスワードを使用して出入り口を制限するなど、セキュリティ対策をしっかりと講じているオフィスがあります。
一方、利用時間ですが一定の時間枠内に制限されているオフィスは、一定の時間内に仕事を完了することを強制されるため、仕事に集中できるという利点があるのです。
夜間のセキュリティリスクを軽減することができます。
ただし、フレキシブルな働き方を求める人々にとっては不便かもしれません。
最近では、コロナ禍によってリモートワークが増えたことで、より多くの人々がシェアオフィスを利用するようになっています。
そのため、需要に応じて24時間利用可能なシェアオフィスも増えていく可能性があります。

シェアオフィス 新宿に関する情報サイト
シェアオフィス研究所

このサイトでは主に都市部でシェアオフィスの利用を予定している方を想定して、利用するにあたって気をつけるべきポイントや注意点などについて各種のコンテンツで幅広く御紹介しています。
最近ではサービス提供にのりだす事業者も増加していることから、色々検討候補に出てくるかもしれません。
チェックするべき事項は共用施設が整備されているか、という点です。
利用時の利便性もふまえると、周辺の各種施設の充実ぶりも確認しておくべきです。

Search